Ini adalah tugas resume mata kuliah azas-azas manajemen sebelum direvisi. kalo yang setelah direvisi udah aku susun lebih ringkas lagi
1. KONSEP
DAN TEORI MANAJEMEN
a. Esensi dan Pengertian
Manajemen
Jika
mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen
mengandung beberapa pengertian diantaranya:
1. Manajemen sebagai suatu proses.
2. Manajemen sebagai kolektivitas
orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen.
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art)
dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).
4. Manajemen sebagai profesi.
5. Manajemen sebagai subjek dan manajemen
sebagai objek.
Manajemen merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
seorang pimpinan atau manajer yang berhubungan dengan suatu pencapaian tujuan
melalui kegiatan orang lain dengan menggunakan sumber-sumber yang dibutuhkan
dan dilakukan secara sadar dan terus-menerus.
Menurut G.R. Terry, manajemen adalah suatu proses atau
kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok
orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Menurut Federick Winslow Taylor, manajemen
adalah suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan
yang timbul dalam pimpinan perusahaan (dan organisasi lain) atau setiap sistem
kerjasama manusia dengan sikap dan jiwa seorang sarjana dan dengan menggunakan
alat-alat perumusan. Menurut A. Sanusi, manajemen
adalah merupakan suatu sistem perilaku manusia yang koperatif yang dipimpin
secara teratur melalui usaha yang terus-menerus dan merupakan tindakan yang
rasional.
b. Tujuan
Mempelajari Manajemen
Tujuan utama
mempelajari manajemen ialah meningkatkan kemampuan (pengetahuan dan
keterampilan) manajerial untuk membuat deskripsi, penjelasan, dan prediksi
tentang fenomena manajemen untuk menghasilkan praktik manajemen dengan benar
dan yang benar dalam usaha mencapai tujuan organisasional secara efektif dan
efisien.
c. Prinsip-prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip
dalam manajemen sebagaimana yang dikemukakan oleh Henry
Fayol selaku pencetus teori manajemen yang
berasal dari Perancis terdiri dari :
1.
Pembagian
kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab
(Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of
command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of
direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi
di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps
Prinsip-prinsip
tersebut
bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan
kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah.
d. Fungsi
Manajemen
Secara garis besar fungsi manajemen
terdiri atas:
1.
Perencanaan (planning), termasuk pula didalamnya fungsi forecasting.
2.
Pengorganisasian (organizing), termasuk pula fungsi staffing, resourcing, coordinating.
3.
Penggerakkan atau pelaksanaan (actuating), termasuk didalamnya fungsi motivating, directing, commanding, leading,
communicating, reporting.
4.
Pengawasan (controlling), termasuk pula didalamnya fungsi evaluating.
e. Sumber-sumber
yang Dibutuhkan dalam Manajemen
Mengenai
sumber-sumber yang
dibutuhkan dalam manajemen kita dapat menyebutnya sebagai “The Six M”, yaitu:
1.
Man (sumber daya manusia)
2.
Money (uang atau modal)
3.
Material (sarana dan prasarana)
4.
Methode (cara atau metode kerja)
5.
Machine (peralatan kerja yang bersifat mekanis)
6.
Market (proses pemasaran)
f. Lingkungan Manajemen
Dalam mencapai
tujuan manajemen tentunya kita akan berinteraksi dengan lingkungan sebagai
sumber masukan dan sebagai sasaran keluaran. Lingkungan yang ada pada manajemen
yaitu:
1.
Lingkungan
internal, yang meliputi sumberdaya manusia, sumberdaya finansial, sumberdaya
fisik, sumberdaya informasi serta sumber-sumber sistem dan teknologi, serta
budaya dan sistem nilai.
2.
Lingkungan
eksternal, yang dapat diklasifikasikan lagi menjadi lingkungan khusus dan
lingkungan umum.
a.)
Lingkungan
khusus meliputi: pelanggan, pemasok, penyalur, pesaing, pemerintah, serikat
pekerja, lembaga keuangan dan media.
b.)
Lingkungan
umum meliputi kekuatan ekonomi, kekuatan politik, kekuatan hukum, kekuatan
sosial, kekuatan kultural, kekuatan teknologi, kekuatan alam dan kekuatan
global.
g. Hubungan
Organisasi, Administrasi dan Manajemen
Organisasi dapat
diartikan sebagai administrasi dalam bentuk statis, sedangkan manajemen dapat
diartikan sebagai administrasi dalam bentuk dinamis. Mengenai hubungan
organisasi, administrasi dan manajemen dapat dijelaskan melalui suatu teori
yang dikenal dengan teori buah rambutan.
Saat melihat buah
rambutan, yang pertama dilihat adalah kulit luar yang berwarna merah atau
hijau. Setelah kulitnya dikupas maka akan terlihat dagingnya yang berwarna
putih, dan setelah dimakan akan terlihat intinya yaitu biji rambutan.
Begitu pula
dengan ini, hal pertama yang dilihat adalah organisasi sebagai wadah dari
kegiatan tersebut. Di dalam organisasi tersebut terdapat kegiatan administrasi
dan di dalam kegiatan administrasi tersebut terdapat kegiatan manajemen yang
berupa pelaksanaan dari kegiatan administrasi tersebut.
Dalam kegiatan
manajemen terdapat suatu kepemimpinan, dan dalam kepemimpinan tersebut akan
terjadi proses pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Dan dari seluruh rangkaian diatas kita akan mendapati manusia sebagai inti dari
semua kegiatan tersebut.
2. SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN
a.
Praktik-praktik
Manajerial Awal
Praktik-praktik manajerial bukanlah hal yang baru,
ia telah ada pada zaman Sumeria, Babilonia, Mesir, Syiria, Persia, Mesopotamia,
Cima, Romawi. Misalnya dalam pembuatan Piramida di Mesir, pastilah ada
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian dalam proses
pembangunannya.
b.
Perkembangan
Awal Teori Manajemen
Pada abad 18
Adam Smith mengemukakan pendapatnya bahwa pembagian kerja melalui spesialisasi
dapat menghasilkan effisiensi ekonomis yang mencolok.
Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya
manajemen ilmiah, yaitu Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage
(1782-1871). Pada tahun 1800-an, Robert Owen
menekankan penting unsur manusia dalam produksi. Dia membuat
perbaikan-perbaikan dalam kondisi kerja, seperti pengurangan hari kerja
standar, pembatasan anak-anak di bawah umur yang bekerja, membangun perumahan
yang lebih baik untuk karyawan, dan mengoperasikan toko perusahaan yang menjual
barang-barang dengan murah. Sedangkan Charles Babbage, ia mencurahkan banyak
waktunya untuk membuat untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih
efisien.
c.
Pendekatan
Manajemen Utama
1.
Teori
Manajemen Ilmiah
Aliran manajemen
ilmiah ditandai oleh konstribusi-konstribusi dari Federick W. Taylor
(1856-1915), Frenk dan Lillian Gilberth (1868-1924 dan 1878-1972), Henry L.
Gantt (1861-1919), dan Harrington Emerson (1853-1931).
Karya pemikiran
Taylor yang berudul ”The Principles of
Scientific Management” tahun 1911 menandai awal penciptaan sebuah teori
yang serius di bidang manajemen. melalui kajian ilmiah dan dipadukan dengan
pengalaman praktiknya, meningkatkan motivasi dan minat Taylor untuk
menghasilkan suatu pendekatan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas
melalui Scientific Management. Scientific Management merupakan suatu
pendekatan untuk menekankan studi ilmiah tentang metode-metote kerja secara
teratur untuk meningkatkan efisiensi pekerja. Manajemen ilmiah sebagai awal
sejarah teori manajemen menentukan secara ilmiah metode-metode terbaik untuk
pelaksanaan tiap tugas, memilih, melatih, dan memotivasi para pekerja.
Frederick
Winslow Taylor yang dikenal sebagai Bapak manajemen ilmiah menyusun sekumpulan
prinsip yang merupakan inti manajemen ilmiah, yaitu sebagai berikut:
a. Mengganti
cara tidak teratur dengan pengetahuan yang sistematis.
b. Mengusahakan
keharmonisan dalam gerakan kelompok.
c. Mencapai
kerjasama manusia, bukan individualisme.
d. Menghasilkan
output yang maksimal, bukan output yang terbatas.
e. Mengembangkan
pekerja sampai taraf setinggi-tingginya untuk kesejahteraan maksimum mereka
sendiri.
Manajemen ilmiah ini juga didukung oleh Frank dan
Lillian Gilbreth yang merupakan pelopor study waktu. Dalam konsep Gilbreth,
gerakan dan kelelahan saling berkaitan. Dengan kamera film, ia mencoba mencari
gerakan paling menghemat untuk setiap pekerjaan agar bisa menaikkan prestasi
dan mengurangi kelelahan.
2.
Teori
Manajemen Klasik
Pelopor
teori ini adalah Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follet, Helberd
Simon, Chester I Banard. Teori ini lahir karena kebutuhan akan pedoman untuk
mengelola organisasi yang kompleks. Henry Fayol mengemukakan ada 14 prinsip
manajemen yang merupakan kebenaran universal sebagai prinsip umum manajemen.
Fayol
juga membagi perusahaan dalam 5 bidang kegiatannya, yaitu teknis (produksi),
komersial (pemasaran), keamanan, akuntansi, dan manajerial.
Para
ahli teori manajemen klasik dibatasi oleh pengetahuan pada zamannya, namun
banyak dari teori klasik itu tetap bertahan sampai sekarang. Manajemen klasik masih diterima sampai
sekarang, karena membuat pemisahan kerja.
3.
Manajemen
Hubungan Manusiawi
Pelopor
teori ini adalah Hawthorn studies, Elton Mayo, Fritz Roethlisberger, dan Hugo
Munsterberg. Teori hubungan manusia ini menggambarkan
cara-cara bagaimana manajer berhubungan dengan bawahannya. Aliran hubungan manusiawi ini memperkuat
aliran klasik, yaitu dengan menambahkan wawasan sosial dan psikologi.
Kalau
‘manajemen manusia’ mendorong kerja yang lebih baik dan lebih keras, itu berarti
hubungan antar manusia dalam organisasi itu baik. Hawthorn studies mengatakan yang penting
diperhatikan untuk meningkatkan produktifitas adalah faktor perilaku manusia
dan sosial. Pekerja akan bekerja lebih
keras kalau mereka yakin bahwa supervisor memberi perhatian kepada mereka.
Sejalan
dengan Hawthorn studies, menurut Hugo Munstenberg, produktifitas dapat
ditingkatkan dengan 3 jalan :
a.
Menemukan orang yang terbaik.
b.
Menciptakan kondisi psikologis dan
pekerjaan yang terbaik.
c.
Menggunakan pengaruh psikologis untuk
mendorong karyawan.
4.
Manajemen
Modern
Pelopor
teori ini adalah Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas Mc Gregor, Edar Schien,
David Mc Cleland, Robert Blake and Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker dan
ahli-ahli manajemen operasi/manajemen sains.
Manajemen modern adalah perluasan manajemen ilmiah. Manajemen modern mulai berkembang sejak tahun
1940-an dan banyak menggunakan manajemen sains atau manajemen operasi atau
riset operasi sebagai pendekatan ilmu manajemen, yang banyak menggunakan ilmu
matematika, fisika, untuk memecahkan masalah operasional. Pada awalnya ilmu manajemen operasi digunakan
dalam ilmu kemiliteran dalam hal-hal operasional militer. Tujuan dari manajemen sains/manajemen ilmu
adalah untuk memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan keputusan (Gibson,
Donelly, Ivancevich, 1996).
Dalam
manajemen modern, konsep manajemen dibagi menjadi :
a.
Manajemen berdasarkan hasil.
b.
Manajemen berdasarkan tanggungjawab
sosial.
c.
Manajemen berdasarkan sasaran.
d.
Manajemen berdasarkan pengecualian.
e.
Manajemen terapan.
3. PERAN, KETERAMPILAN DAN PENDEKATAN MANAJERIAL
a. Pengertian
dan Tipe Manajer
Manajer
diartikan sebagai orang yang melakukan kegiatan manajemen atau orang yang
memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam mengatur penggunaan semua sumber
daya yang ada dalam manajemen agar tercapainya tujuan-tujuan organisasi.
Mengenai
tipe-tipe manajer dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1.
Menurut
tingkatan organisasional, dibedakan menjadi tiga tipe:
-
Manajer
tingkat bawah (lower level manager)
yang menurut urutan disebut manajer lini pertama (the first-line manager, the first-line of the managerial level)
-
Manajer
tingkat menengah (middle level manager)
atau manajer lini kedua.
-
Manajer
tingkat puncak (top middle level)
atau manajer lini ketiga.
2.
Menurut
jangkauan kegiatan, dibedakan menjadi:
-
Manajer
umum
-
Manajer
fungsional
3.
Menurut
cakupan otoritas, dibedakan atas:
-
Manajer
lini
-
Manajer
staf
4.
Menurut
sistem manajerial, yaitu dibedakan menjadi:
-
Manajer
tingkat teknik
-
Manajer
tingkat organisasional
-
Manajer
tingkat institusional
5.
Menurut
sifat pekerjaan, dibedakan menjadi:
-
Manajer
teknik
-
Manajer
administratif
-
Manajer
konsultasi
b. Peran-peran
Manajerial
Menurut Henry
Mintzberg, ada tiga peranan penting seorang manajer pada semua tingkatan
organisasional yaitu:
1. Peran
interpersonal, yaitu peran manajer dalam menjaga kelancaran operasi organisasi.
2. Peran
informasional, yaitu peran manajer dalam memberi informasi dan menerima
informasi.
3. Peran
desisional, yaitu berhubungan dengan apa yang dapat atau akan dilakukan dan
yang tidak dapat atau tidak akan dilakukan oleh bawahannya atau organisasi unit
kerjanya.
c. Keterampilan
Manajerial
Menurut Robert
L. Katz, ia mengidentifikasi tiga tipe dasar keterampilan manajerial , yaitu:
1.
Keterampilan teknik, yaitu keterampilan
yang berhubungan erat dengan penggunaan alat-alat, prosedur-prosedur, metode-metode,
dan teknik-teknik dalam suatu aktivitas manajemen.
2.
Keterampilan hubungan manusia, yaitu
keterampilan yang berhubungan dengan bagaimana cara menciptakan dan membina
hubungan yang baik dengan orang lain agar tercipta hubungan kerja sama yang produktif
dengan orang lain.
3.
Keterampilan konseptual, yaitu kemampuan
mental dalam mengkoordinasi dan memadukan semua kegiatan dan kepentingan dalam
organisasi.
Selain tiga keterampilan manajerial
dasar diatas, dalam buku Asas-asas Manajemen (Ulber Silalahi: 2011) disebut
pula dua keterampilan manajerial lain yaitu: keterampilan administratif dan
keterampilan diagnostik.
d. Pendekatan dalam Manajemen
Ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan oleh
seorang manajer dalam kegiatan manajemen, yaitu:
1.
Pendekatan berdasarkan kebiasaan, yaitu pendekatan yang
fokus perhatiannya diarahkan pada nilai-nilai sejarah atau pengalaman.
2.
Pendekatan berdasarkan kelakuan antarindividu, yaitu
pendekatan berdasarkan hubungan antar manusia yakni tingkah laku hubungan
manajer dengan bawahan dan tingkah laku hubungan bawahan dengan bawahan sebagai
manusia.
3.
Pendekatan berdasarkan kelakuan kelompok, yaitu pendekatan
berdasarkan psikologi sosial suatu studi pola budaya mengenai susunan tingkah
laku kelompok manusia yang diartikan sebagai sistem, pola hubungan antar
manusia di antara kelompok.
4.
Pendekatan sistem kerja sama sosial, yaitu manajer memimpin
suatu organisasi berdasarkan kerja sama manusia yang dipengaruhi oleh:
-
Batasan alam
-
Batasan psikologi
-
Batasan sosial
-
Batasan biologi
5.
Pendekatan sistem sosio teknik, yaitu pendekatan yang
menyangkut masalah teknis seperti methods,
machines, dan equipment.
6.
Pendekatan teori keputusan, yaitu pemilihan secara rasional
yang dititikberatkan pada keputusan rasional, logis, dan ilmiah.
7.
Pendekatan pusat komunikasi, yaitu keputusan yang ditetapkan
oleh manajer lalu dikomunikasikan kepada para bawahan untuk dilaksanakan dan
hasil pelaksanaannya dikomunikasikan lagi kepada manajer.
8.
Pendekatan matematis, yaitu menggunakan bantuan operation research yang merupakan
penerapan dari metode ilmiah terhadap masalah-masalah manajemen yang
dikemukakan secara kuantitatif.
9.
Pendekatan situasional, yaitu pendekatan yang mempelajari
manajemen didasarkan pada sifat situasional (sikon) internal atau eksternal
organisasi pada saat tersebut.
10. Pendekatan sumber daya manusia, yaitu
pendekatan manajemen yang menggunakan sumber daya manusia sebagai dasar kajian
atau tinjauan. Pendekatan ini mempelajari mengenai masalah-masalah individu,
kelompok kerja, lingkungan kerja, dan motivasi-motivasi apa yang dapat
meningkatkan produktivitas kerja dari sumber daya manusia itu.
11. Pendekatan kombinasi, yaitu gabungan
atau kombinasi dari berbagai pendekatan manajemen.
4. FUNGSI PERENCANAAN
a.
Konsep
Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan paling
utama dalam suatu kegiatan manajemen. Perencanaan merupakan dasar untuk
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lain. Suatu rencana memuat pernyataan
tentang tujuan yang ingin dicapai dan cara yang digunakan untuk mencapai tujuan
tersebut.
Perencanaan merupakan hal yang penting dalam suatu
organisasi karena:
1. Perencanaan
memberikan arah kepada setiap anggota organisasi dalam pencapaian tujuan.
2. Perencanaan
mengurangi ketidakpastian.
3. Perencanaan
meningkatkan koordinasi.
4. Perencanaan
meningkatkan seperangkat standar-standar yang digunakan dalam pengendalian.
5. Perencanaan
memperbaiki manajemen waktu.
b.
Prinsip-prinsip
Perencanaan
Ada beberapa
asas-asas atau prinsip dasar dalam perencanaan, yaitu sebagai berikut:
1.
Asas pencapaian tujuan
2.
Asas perencanaan efisien
3.
Asas mengutamakan perencanaan
4.
Asas pemerataan perencanaan
5.
Asas patokan perencanaan
6.
Asas kebijaksanaan pola kerja
7.
Asas waktu
8.
Asas pengkomunikasian perencanaan
9.
Asas alternatif
10. Asas
pembatasan faktor
11. Asas
keterikatan
12. Asas
fleksibilitas
13. Asas
ketetapan arah
14. Asas
perencanaan strategis
c.
Proses
Perencanaan
Proses perencanaan akan efektif dan efisien jika
dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:
1. Menetapkan
tujuan, meliputi penetapan:
a. Visi
b. Misi
c. Nilai-nilai
organisasional
d. Sasaran
2. Formulasi
rencana strategis, meliputi:
a. Strategi
level korporasi
b. Strategi
level bisnis
c. Strategi
level fungsional
3. Mengembangkan
rencana operasional, meliputi:
a. Rencana
fungsional
b. Rencana
tetap
c. Rencana
sekali pakai
4. Implementasi
dan monitor hasil
Rencana diimplementasikan melalui kegiatan
pengorganisasian, pengadaan sumberdaya, komunikasi, kepemimpinan, motivasi dan
pengendalian. Selanjutnya, implementasi rencana harus dievaluasi secara
reguler.
5. FUNGSI PENGORGANISASIAN
a.
Konsep
Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan suatu kegiatan menetapkan pekerjaan-pekerjaan, pengelompokan
fungsi-fungsi, mendistribusikan otoritas kepada unit-unit, dan mengoordinasi
pelaksanaan tugas-tugas. Setiap organisasi memiliki struktur yang merupakan
gambaran dari suatu organiasi.
Pengorganiasian
sangat penting dalam kegiatan manajemen karena:
1. Dengan
pengorganisasian dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas dari pekerjaan
organisasi.
2. Dengan
pengorganisasian dapat menetapkan akuntabilitas organisasi.
3. Dengan
pengorganisasian dapat memfasilitasi komunikasi.
b.
Prinsip-prinsip
Pengorganisasian
Agar
hubungan-hubungan otoritas dalam struktur organisasi menjadi jelas, maka
pengorganisasian perlu didasari oleh prinsip-prinsip dasar sebagai berikut:
1. Prinsip
skalar
2. Prinsip
delegasi
3. Prinsip
kemutlakan tanggung jawab
4. Prinsip
keseimbangan otoritas dan tanggung jawab
5. Prinsip
kesatuan perintah
6. Prinsip
tingkatan otoritas
c.
Proses
Pengorganisasian
Untuk menghasilkan struktur organisasi yang efektif
dan efisien maka haruslah mengikuti tahap-tahap pengorganisasian sebagai
berikut:
1. Pembagian
kerja
2. Departementalisasi,
yaitu pengelompokkan pekerjaan ke dalam fungsi-fungsi atau divisi-divisi sebaga
unit-unit kerja yang logis untuk mencapai tujuan.
3. Distribusi
otoritas
4. Koordinasi
6. FUNGSI PENGGERAKAN
a.
Konsep
Penggerakkan
Penggerakkan
atau pengarahan adalah suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan
instruksi yang dilakukan oleh manajer kepada bawahannya agar mereka bekerja
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Tujuan penggerakkan atau
pengarahan adalah menjamin kontinuitas perencanaan, membudayakan prosedur
standar, menghindari kemungkinan yang tak berarti, membina disiplin kerja, dan
membina motivasi yang searah.
Pokok-pokok
masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan ini adalah tingkah laku manusia,
hubungan manusiawi, komunikasi dan kepemimpinan.
b.
Prinsip
Penggerakkan
Berikut beberapa prinsip penggerakkan, yaitu:
1. Prinsip
mengarah pada tujuan
2. Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
3. Prinsip
kesatuan komando
c.
Proses
Penggerakkan
Penggerakkan terdiri
atas beberapa kegiatan yang memiliki peranan penting, diantaranya:
1.
Motivasi
2.
Pembimbingan
3.
Penjalinan hubungan
4.
Penyelenggaraan komunikasi
5.
Pengembangan atau peningkatan pelaksana
Selain itu, terdapat
beberapa faktor yang diperlukan dalam penggerakkan, yaitu:
1.
Kepemimpinan
2.
Sikap dan moril
3.
Tatahubungan
4.
Perangsang
5.
Supervisi
6.
Disiplin
7. KOORDINASI
a.
Konsep
Koordinasi
Koordinasi adalah integrasi dari
kegiatan-kegiatan individual dan unit-unit ke dalam satu usaha bersama yaitu bekerja
ke arah tujuan yang sama. Objek dari koordinasi adalah menyatukan seluruh usaha
pengorganisasian oleh manajer dan dan memastikan bahwa proses pengorganisasian
menyumbang bagi pencapaian tujuan-tujuan organisasional. Dasar fundamental dari
koordinasi adalah kesatuan komando, rantai komando, dan rentang manajemen atau
rentang kontrol.
b.
Jenis Koordinasi
Terdapat beberapa klasifikasi jenis koordinasi, yaitu
sebagai berikut:
1. Menurut Tosi dan Carroll (1982), ada
dua jenis koordinasi yaitu: koordinasi vertikal dan koordinasi horizontal.
2. Menurut Drs. Soewarno Handayaningrat
(1991), ada dua jenis koordinasi yaitu: koordinasi intern dan koordinasi
ekstern.
3. Menurut penjelasan peraturan
pemerintah nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertikal di
daerah, pasal 1: ada tiga jenis koordinasi, yakni koordinasi fungsional,
koordinasi instansional dan koordinasi territorial.
c.
Prinsip Koordinasi
Berikut beberapa prinsip koordinasi yang harus dijalankan
agar tercapainya tujuan organisasi, yaitu :
1. Prinsip kesatuan arah dan tujuan.
2. Prinsip kesepakatan tentang kegiatan
atau tindakan yang harus dilakukan masing-masing pihak, termasuk target dan
jadwalnya.
3. Prinsip ketaatan dan loyalitas.
4. Prinsip saling tukar informasi
kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah yang dihadapi.
5. Prinsip saling menghormati, saling
percaya dan saling membantu.
6. Prinsip profesionalitas.
7. Prinsip saling dapat dipercaya.
8. Prinsip ketepatan penggunaan alat
koordinasi.
9. Prinsip efisiensi.
10. Prinsip adanya koordinator atau
pemimpin yang menggerakan dan memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam
organisasi dan mengerti serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
d.
Teknik Koordinasi
Terdapat
beragam teknik koordinasi, diantaranya:
1. Teknik koordinasi dengan pendekatan
proses manajemen, meliputi:
a. Koordinasi dalam perencanaan
b. Koordinasi dalam pengorganisasian
c. Koordinasi dalam penempatan pegawai
(staffing)
d. Koordinasi dalam pengarahan
e. Koordinasi dalam pengawasan
2. Teknik
koordinasi dengan pendekatan pasar.
3. Teknik
koordinasi dengan pendekatan hubungan antarstruktur (organisasi).
4. Teknik
koordinasi dengan pendekatan partisipasi masyarakat.
8. KEPEMIMPINAN
a.
Konsep
Kepemimpinan
Secara
umum, kepemimpinan adalah tindakan mempengaruhi perilaku seseorang atau
sekelompok orang ke arah pencapaian tujuan-tujuan. Elemen utama dari konsep
kepemimpinan yaitu pemimpin, pengikut, situasi, dan tujuan. Antara pemimpin,
pengikut dan situasi terjadi interaksi untuk mewujudkan tujuan.
Kepemimpinan
yang efektif memiliki peranan penting dan strategis untuk menentukan
efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan. Menjadi pemimpin efektif merupakan
tuntutan bagi setiap manajer. Untuk menjadi pemimpin efektif, kita dituntut
untuk menguasai keterampilan-keterampilan dalam hal komunikasi, hubungan
interpersonal, dan hubungan manusia.
b.
Perbedaan
Antara Manajemen dan Kepemimpinan
Berbicara mengenai manajemen pasti berhubungan
dengan kepemimpinan, tapi berbicara tentang kepemimpinan tidak selalu
berhubungan dengan manajemen. Berikut beberapa perbedaan antara manajemen dan
kepemimpinan:
1. Manajemen
adalah bekerja bersama atau melalui orang lain untuk mencapai tujuan. Sedangkan
kepemimpinan adalah mempengaruhi seseorang atau sekelompok orang agar
berperilaku ke arah pencapaian tujuan.
2. Manajemen
berhubungan dengan benda atau barang yang di-manage. Sedangkan kepemimpinan berhubungan dengan orang yang
dipimpin.
3. Manajer
bertanggung jawab atas pelaksanaan kerja dari satu atau lebih orang lain dalam organisasi.
Sedangkan pemimpin mampu mempengaruhi dan menggerakkan orang lain yang ia
pimpin agar bisa mencapai tujuan.
4. Manajer
tidak banyak melibatkan emosi serta menggunakan perilaku yang lebih konservatif
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pemimpin membangkitkan
semangat, hasrat dan memberi inspirasi bagi orang lain agar berkinerja lebih
baik.
5. Manajer
mengimplementasikan visi organisasi, sedangkan pemimpinlah yang menciptakan
visi.
6. Manajer
cenderung menggunakan cara standar dan mapan untuk menyelesaikan masalah.
Sedangkan pemimpin lebih menggunakan imajinasinya serta teknik pemecahan
masalah yang kreatif untuk menciptakan perubahan.
7. Manajer
adalah orang yang bekerja dengan benar (people
who do things right). Sedangkan pemimpin adalah orang yang melakukan
pekerjaan yang benar (people who do right
thing).
8. Manajer
mengutamakan efisiensi dalam menaiki tangga keberhasilan. Sedangkan pemimpin
menentukan apakah tangganya bersandar pada dinding yang benar.
9. Manajer
menjalankan fungsi pemimpinan bersama-sama dengan fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengaturan sumberdaya, pengkomunikasian, dan pemotivasian.
Sedangkan pemimpin tidak perlu melakukan hal-hal tersebut (tidak perlu jadi
manajer).
c.
Teori
Kepemimpinan
Ada
tiga teori kepemimpinan yang dapat menjelaskan berhasil atau tidaknya
kepemimpinan seseorang, yaitu :
1. Teori
Sifat Ã
Pemimpin efektif memiliki satu set sifat-sifat atau karakteristik, seperti
karakteristik fisik (contoh: tinggi, besar, penampilan, energi), karakteristik
kepribadian (contoh: ekstroversi, motivasi, jujur, dan integritas), keterampilan
dan kemampuan (contoh: intilegensi, pengetahuan, kompetensi teknis), dan
faktor-faktor sosial (contoh: keterampilan interpersinal, sosiabilitas, dan
posisi sosio-ekonomi).
2. Teori
Perilaku Ã
Kemampuan untuk memimpin dan mengikuti pimpinan didasarkan atas perilaku
pemimpin atau gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan merupakan cara seorang
pemimpin secara umum berkelakuan terhadap pengikut.
3. Teori
Kontinjensi Ã
Kepemimpinan efektif tidak hanya bergantung pada sifat dan perilaku pemimpin
saja, melainkan pada berbagai situasi yang berbeda. Semakin pemimpin bisa
mengadaptasi gaya kepemimpinan mereka untuk memenuhi tuntutan situasi tertentu
dan tuntutan kebutuhan pengikut atau subordinasi atau bawahannya, maka pemimpin
tersebut akan cenderung semakin efektif dalam upaya mencapai tujuan pribadi
atau organisasi.
9. MOTIVASI
a.
Konsep
Motivasi
Motivasi
adalah dorongan bagi individu berdasarkan mana ia berusaha (berperilaku) dengan
cara tertentu untuk memenuhi keinginan dan kebutuhannya. Motivasi dapat berasal
dari faktor dalam (internal) seperti kebutuhan untuk mendapat gaji, kebutuhan
untuk mendapat pujian, atau kebutuhan untuk berprestasi. Selain itu motivasi
juga bisa berasal dari faktor luar (eksternal) seperti lingkungan kerja,
dorongan orang lain dan lain-lain.
Kegiatan
memotivasi dapat berupa paksaan dan hukuman, imbalan penghargaan atau pujian,
atau dengan menciptakan kompetisi. Tujuan dan harapan yang jelas, realistis
serta mudah dicapai juga bisa dijadikan motivasi.
b.
Teori
Motivasi
Secara umum, teori motivasi
dibedakan dalam dua kategori:
a.
Teori isi (content theories) atau teori kebutuhan (need theories) yaitu teori memahami bagaimana kebutuhan manusia dan
bagaimana orang dengan kebutuhan berbeda akan merespon situasi kerja yang
berbeda. Teori ini menggunakan kebutuhan individual untuk menjelaskan perilaku
dan sikap orang dalam kerja.
b.Teori
proses (process theories), yaitu
teori motivasi tentang bagaimana perilaku dimulai, diarahkan, dilanjutkan, dan
dihentikan. Teori ini tidak berdasarkan pemenuhan kebutuhan dalam proses
memotivasi orang untuk pencapaian tujuan, tetapi berdasarkan proses pikiran
atau kognisi yang ada dalam diri manusia.
Berikut
beberapa teori motivasi dari para ahli:
1. Teori
hierarki kebutuhan menurut Abraham Maslow
Teori ini menekankan bahwa manusia terdorong untuk
melakukan usaha untuk memuaskan lima kebutuhan dasar yang belum terpuaskan yang
melekat pada diri manusia. Lima kebutuhan tersebut tersusun secara hierarkis
dari tingkat yang sangat dasar hingga tingkat yang tinggi. Artinya, bila
kebutuhan tingkat dasar telah terpenuhi barulah seseorang akan memenuhi
kebutuhan pada tingkat diatasnya yang lebih tinggi. Lima kebutuhan tersebut
yaitu:
a. Kebutuhan
psikologis
b. Kebutuhan
rasa aman
c. Kebutuhan
sosial
d. Kebutuhan
pengakuan
e. Kebutuhan
aktualisasi diri
2. Teori
ERG (Existence Relatedness Growth Theory)
dari Clayton Alderfer
Teori ini
menyebutkan ada tiga jenis kebutuhan yaitu:
a. Kebutuhan
eksistensi(Existence needs)
b. Kebutuhan
berhubungan (Relatedness needs)
c. Kebutuhan
berkembang (Growth needs)
3. Teori
kebutuhan motivasional dari David McClelland
David McClelland
menggambarkan tiga tipe dari kebutuhan motivasional manusia yaitu:
a. Motivasi
prestasi
b. Motivasi
kekuasaan
c. Motivasi
afiliasi
4. Teori
dua faktor dari Frederick Herzberg
Berdasarkan teori ini ada dua situasi yang dirasakan
seseorang, yaitu:
a. ketika
berhubungan dengan pekerjaan, dan
b. ketika
berhubungan dengan lingkungan kerja.
Kepuasan kerja atau tidak ada kepuasan kerja
berkenaan dengan pekerjaan, sedangkan ketidakpuasan kerja atau tidak ada
ketidakpuasan kerja berkenaan dengan lingkungan kerja.
5. Teori
harapan dari Victor Vroom
Teori ini menekankan bahwa motivasi seseorang untuk
bekerja tergantung pada hubungan antara tiga faktor harapan, yaitu:
-
Harapan (expectancy) atau hubungan antara usaha dan kinerja.
-
Instrumentalitas (instrumentality) atau hubungan kinerja dan imbalan.
-
Valensi (valens) atau nilai yang diberikan terhadap imbalan yang didapat
dari pekerjaannya.
6. Teori
Keadilan dari J. Stacy Adams
Teori ini menekankan bahwa tiap orang mengharapkan
hasil (outcome) yang diterima sesuai masukan
(inputs) yang diberikan dan juga
dengan apa yang diterima orang lain baik di lingkungan pekerjaannya maupun di
organisasi lain.
7. Teori
Penguatan dari B.F. Skinner
Menurut teori ini, seseorang akan mengulangi
perilaku tertentu bilamana perilaku tersebut mendapatkan konsekuensi yang
diharapkan dan akan menggantikan perilaku tersebut jika akibat dari perilaku
ini mendapatkan konsekuensi yang tidak diharapkan atau disebut dengan law of effect.
Kunci untuk menerapkan model penguatan adalah
memahami kebutuhan untuk mengelola konsekuensi dari perilaku subordinasi. Untuk
mengontrol perilaku melalui manipulasi konsekuensi, manajer mempunyai empat
opsi sebagai strategi penguatan atau modifikasi perilaku organisasional, yaitu:
-
Penguatan positif (positive reinforcement), yaitu usaha mendorong subordinasi melalui
imbalan agar melakukan atau mengulang perbuatan positif seperti yang diinginkan
oleh manajer.
-
Penguatan negatif (negative reinforcement) atau penghindaran (avoidance), yaitu dorongan agar subordinasi berperilaku sesuai
dengan keinginan manajer, tetapi melalui eliminasi atau penghilangan dari suatu
hasil yang idak menyenangkan perasaan individu dengan tetap memperhatikan
standar kinerja yang diinginkan.
-
Peniadaan (extinction), yaitu penghilangan penguatan yang mengikuti perbuatan
subordinasi yang tidak diinginkan agar perbuatan atau kesalahan tidak akan
muncul lagi.
-
Hukuman (punishment), yaitu penerapan konsekuensi negatif setelah kinerja
tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
10. KOMUNIKASI
a.
Konsep
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses yang menghubungkan
berbagai komponen dalam organisasi secara bersama baik secara vertikal,
horizontal maupun diagonal. Inti dari komunikasi adalah pertukaran (penyampaian
dan penerimaan) informasi antara pengirim dan penerima (orang atau tempat)
sehingga ada saling pengertian karena memiliki makna yang sama tentang pesan
yang dikirim dan diterima.
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam
kegiatan manajemen dan organisasi karena komunikasi berperan sebagai sarana
bagi manajer untuk menyampaikan informasi kepada bawahannya. Komunikasi juga
berperan sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas secara terorganisasi.
Komunikasi merupakan sarana penyaluran masukan sosial ke dalam sistem sosial
dan sebagai sarana memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan,
memproduktifkan informasi, sarana untuk mencapai tujuan, membantu pelaksanaan
dan memadukan fungsi-fungsi manajemen.
Dalam proses komunikasi terdapat beberapa elemen
penting. Keseluruhan proses komunikasi berhubungan dengan dua tahap, yaitu
tahap transmisi dan tahap umpan balik. Tahap transmisi meliputi tahap dimana
pengirim menyampaikan pesan kepada individu atau kelompok lain hingga mereka
menerima pesan dan memaknainya. Komunikasi yang efektif adalah komunikasi
dimana terjadi umpan balik dari penerima pesan. Umpan balik adalah respon
penerima terhadap isi pesan yang diberikan oleh penerima kepada pengirim.
b.
Berbagai
Tipe Komunikasi
Ada beberapa tipe komunikasi yang memainkan peranan
penting dalam transmisi pesan dalam organisasi. Tipe komunikasi tersebut
diklasifikasikan sebagai berikut:
1.) Berdasarkan
saluran komunikasi, dibedakan menjadi komunikasi formal dan komunikasi informal.
2.) Berdasarkan
mode atau media komunikasi, dibedakan menjadi komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal.
3.) Berdasarkan
arus komunikasi, dibedakan menjadi komunikasi vertikal, komunikasi horizontal,
dan komunikasi diagonal.
4.) Berdasarkan
jaringan komunikasi, dibedakan menjadi enam tipe jaringan komunikasi
organisasional, yaitu: jaringan bentuk I, jaringan bentuk rantai atau U
terbalik, jaringan bentuk lingkaran, jaringan bentuk roda/bintang, jaringan
bentuk Y, dan jaringan semua saluran.
c.
Prinsip-prinsip
Komunikasi Efektif
Berikut
beberapa prinsip dasar untuk melakukan komunikasi yang efektif:
1. Respect (perasaan
positif atau menghormati lawan bicara)
2. Empathy (kemampuan
untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang
lain)
3. Audible (pesan
dapat dimengerti dan dipahami)
4. Clarity
(jelas)
5. Humble (rendah
hati)
d.
Rintangan
untuk Komunikasi Efektif
Rintangan-rintangan yang biasanya dihadapi dalam
kegiatan komunikasi yaitu:
1. Rintangan
proses, misalnya terjadi pada pengirim, media komunikasi, penerima, dan
rintangan pada feedback (umpan
balik).
2. Rintangan
fisik, misalnya kebisingan saat berlangsungnya komunikasi seperti audiensi yang
keluar masuk ruangan, ada gangguan telpon, dan lain-lain.
3. Rintangan
semantik, yaitu rintangan komunikasi yang berhubungan dengan kata-kata yang
dipilih dan diucapkan kurang baik.
4. Rintangan
psikososial, yaitu rintangan dalam komunikasi yang timbul dari situasi
emosional manajer atau pegawai. misalnya perbedaan dalam persepsi, perbedaan
kemampuan dalam mendengarkan, perbedaan dalam penafsiran, perbedaan latar
belakang individu.
5. Rintangan
organisasional, yaitu rintangan komunikasi yang timbul karena hierarki yang
dilalui oleh pesan dalam suatu komunikasi formal.
11. FUNGSI PENGAWASAN
a.
Konsep
Pengawasan
Pengawasan merupakan
hal yang penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan
menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya. Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha
sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana,
atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah
kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan
penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan
dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.
Dengan
melakukan fungsi pengawasan, kita dapat mengetahui sejauh mana program yang
telah dilaksanakan, dapat mengetahui jika ada penyimpangan dalam kegiatan
pencapaian tujuan dan apa penyebab penyimpangan tersebut, serta dapat
mengetahui apakah waktu dan sumber daya telah dilaksanakan secara efisien.
b.
Jenis-jenis
Pengawasan
Ada beberapa jenis pengawasan
sebagai berikut:
1. Pengawasan
fungsional (struktral)
2. Pengawasan
publik
3. Pengawasan
nonfungsional
c.
Proses
Pengawasan
Terdapat
tiga langkah penting dalam proses pengawasan manajerial, yaitu:
1. Mengukur
hasil/prestasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasi.
2. Membandingkan
hasil yang telah dicapai dengan tolak ukur.
3. Memperbaiki
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya,
dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.
d.
Prinsip-prinsip
Pengawasan
Berikut
beberapa prinsip dari pengawasan:
1. Pengawasan
yang dilakukan oleh pimpinan oleh dimengerti oleh staf, dan hasilnya mudah
diukur.
2. Fungsi
pengawasan harus dipahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting.
3. Standar
unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf.
DAFTAR
PUSTAKA
Silalahi, Ulber. 2011, Asas-asas Manajemen. Cetakan kesatu.
Bandung: Revika Aditama.
Silalahi, Ulber. 2011, Studi Tentang Ilmu Administrasi. Cetakan kesembilan. Bandung: Sinar
Baru Algesindo.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar